قوه قضاییه

معاونت حقوقی و توسعه قضایی

مرکز مطالعات راهبردی وتوسعه قضایی

ساختار ارزشیابی عملکرد برنامه ریزی، اجرا و ارزشیابی آن

دادگستری کل استانها

تهیه و تنظیم

دکتر ناصر محمدی

مشاور طرح وبرنامه معاونت حقوقی و توسعه قضایی

پاییز 1386
بسمه تعالی

دستورالعمل ارزیابی عملکرد دادگستری کل استان در

برنامه ریزی، اجرا و پایش ونظارت برنامه دوم توسعه قضایی در استانها

مقدمه:

ارزیابی عملکرد یکی از مسائل اساسی و بنیادی در ایجاد اطمینان و تضمین لازم برای اجرای بخشنامه ها، دستورالعملها، برنامه ها و پروژه های مربوط به هر سازمان می باشد. از سوی دیگر، با عنایت به مسائل مختلف از جمله، تعهد مدیریت ارشد، باور سازمانی به برنامه ریزی و اجرای مبتنی بر برنامه، برقراری نظم و انضباط در اجزای سازمانی، بسیج امکانات و منابع، هدفمند سازی برنامه ها و فعالیتهای سازمانی،هدفمند سازی تخصیص بهینه منابع و مقدار منابع بسیج شده برای تحقق اهداف و برنامه ها و هم چنین توجه به اولویتهای کاری در هر استان، سطح عملکرد می تواند از خیلی خوب یا عالی تا سطح عملکرد خیلی ضعیف خود را در گزارش نشان دهد.

طراحی سیستمی که بتواند میزان عملکرد استان را در زمینه برنامه ریزی، اجرا و کنترل و پیگیری آن مورد ارزیابی قرار داده نه تنها در زمینه بهبود عملکرد استانها موثر واقع می شود بلکه در نهادینه شدن فرهنگ برنامه ریزی موثر واقع میشود. بعلاوه، زحمات و تلاش ارزشمندی که توسط همکاران محترم اعم از مدیران دادگستریهای کل استانها و حوزه های قضایی و قضات بزرگوار و کارشناسان و کارکنان عزیز ستادی و سطوح اجرایی در مدیریت نظام اجرایی مستند سازی گردد  

در این سیستم، سعی شده است که شاخص های اثرگذار در تدوین، اجرا و ارزشیابی عملکرد برنامه مشخص گردیده و اهمیت هر کدام در موفقیت سازمانی و ایجاد ساختار مناسب برای محاسبه عملکرد، در این مجموعه مورد توجه قرار گرفته است.

روش شناسی:

            در تحلیل و محاسبه شاخص ها، هر شاخص به شاخص های جزئی تر تبدیل میشود. در مرحله بعدی، هر گروه شاخص با هم از نظر ضریب اهمیت مقایسه شده و نسبت به هم سنجیده میشود و ضریب به نحوی نوشته میشود که حاصل جمع آنها، عدد 1 می گردد. بطور مثال، مدیریت کلی به سه شاخص برنامه ریزی، اجرا و کنترل و ارزشیابی تقسیم گردیده و ضریب اهمیت هر کدام تعیین گردیده است که در ارزیابی سیستم، برای برنامه ریزی ضریب اهمیت 0.5، برای اجرا ضریب اهمیت 0.3 و برای کنترل و ارزشیابی ضریب اهمیت 0.2 در نظر گرفته شده است[1]. حاصل جمع سه ضریب اهمیت عدد 1 می باشد.

            شاخص ها در سه رده، طبقه بندی شده اند، شاخص های اصلی یا سرشاخص ها، شاخصهای واسط یا بینابینی و شاخصهای نهایی.

شاخص های نهایی شاخصهایی هستندکه مستقیما از عملکرد و داده ها بدست می آید. شاخصهای واسط شاخص هایی هستند که از محاسبه و کارکرد شاخصهای نهایی و سرشاخص ها، شاخص هایی هستند که از محاسبه شاخصهای واسط حاصل میشوند.

شاخصهای نهایی، بر اساس الگوی زیر و امتیاز دهی میشود:

الف) عملکرد عالی یا خیلی خوب = 5، خوب =4، متوسط یا بینابینی =3، ضعیف =2 و خیلی ضعیف یا بد یا فقدان عملکرد =1

ب) در مرحله دوم هر گروه از شاخص های نهایی و با تاثیرگذاری ضریب اهمیت که اهمیت آنها را در عملکرد نشان می دهد، از طریق عمل میانگین گیری، عملکرد شاخص بالاتر، بدست خواهد آمد. بدین ترتیب که، امتیاز عملکرد هر کدام از شاخصها، در ضریب اهمیت آن ضرب شده و سپس حاصل ضرب شاخصهای یک گروه با هم جمع شده و امتیاز عملکرد شاخص رده بالاتر بدست می آید. این عملیات، گروه به گروه از شاخصها صورت گرفته تا اینکه به شاخصهای ماقبل شاخصهای اصلی برسد.

ج) در مرحله نهایی ، شاخص های های واسط یا بینابینی که رده ماقبل شاخص های اصلی (یعنی برنامه ریزی، اجرا و پایش و ارزشیابی) هستند به ترتیب فوق محاسبه گردیده و نتیجه آنها در محل عملکرد شاخصهای اصلی نوشته میشود .  

د) بعداز حصول عملکرد سرشاخص ها، عملکرد کلان مدیریت دادگستری استان بدست می آید.  

*درشاخص های واسط ، اصلی و عملکرد  کلان ،کسب امتیاز 4.5 تا 5 عالی ، 3.5 تا 4.4 خوب ، 1.5 تا 2.4 ضعیف و کمتر از 1.5 خیلی ضعیف تلقی می شود.

توجه :

موفقیت و ناکامی مدیریت سیستم ها به عوامل متصددی بستگی دارد که به اهم آنها اشاره می شود.

1)      کسب روش و مهارت فن مدیریت سازمان ؛

2)      توانایی تبدیل و کاربردی سازی مفاهیم مدیریت با وظایف تخصصی سازمان ؛

3)      ایجاد باور و نگرش و اعتقاد به برنامه ریزی و نقش آن در توسعه سازمان ، مدیریت منابع و هم راستا سازی منابع با اهداف سازمانی ؛

4)      جلب مشارکت ، هدایت و رهبری مدیران و کارکنان در تدوین اجرا ،اجرا و کنترل برنامه؛

5)      برقراری سیستم ها ی کنترل وپیگیری برنامه ؛

6)      مستند سازی سیستم ها ، عملکرد و گزارش دهی ؛

7)      اعمال سیاستهای تشویقی و جوابگو سازی در مقابل عملکرد.

خصوصیات یک نظام ارزیابی عملکرد مطلوب:

1)    داشتن تفکر سیستمی و لحاظ نمودن مولفه ها و عوامل موثر در قالب یک چارچوب مشخص ؛

2)    جامعیت عوامل و مولفه های کلیدی و موثر ، در این زمینه طبعا عوامل فراوانی در موفقیت و ناکامی موثرند ولی اکثر آنها ، تاثیر خیلی ناچیزی دارند ، بهمین دلیل شناسایی عوامل اصلی موفقیت یکی از مسائل عمده و اساس محسوب میشود؛

3)    با توجه به اینکه عوامل و مولفه ها از تاثیر گذاری یکسان برخوردار نیستند ، بهمین دلیل ، وزن دهی اهمیت عوامل در موفقیت و ناکامی ، بعنوان یک موضوع اساسیدر طراحی سیستم مورد توجه قرار بگیرد؛

4)    قابلیت انعطاف با توجه به تغییر شرایط و مقتضیات زمانی ؛

5)    نشانگر بودن عملکردهای سیستم اجرائی ؛

6)    راهنمائی کننده برای بهبود عملکرد.

نمودار کلی درختواره شاخصها:

شاخص ها، گروه بندی ها و ضرایب اهمیت آنها:

لایه اول شاخص ها – شاخصهای اصلی)

اولین گروه بندی، شاخص های اصلی یا سرشاخصها هستند و در سه دسته، برنامه ریزی با ضریب اهمیت 0.5، اجرا با ضریب اهمیت 0.3 و کنترل و ارزشیابی با ضریب اهمیت 0.2 می باشد. با توجه به اینکه قوه قضاییه در مرحله استقرار نظام برنامه ریزی است، بنابراین برنامه ری، بیشتر مورد توجه بوده و با اختصاص ضریب اهمیت 0.5 اهمیت بیشتر آن را نسبت به اجرا و اجرا را نسبت به کنترل و ارزشیابی نشان میدهد.

لایه دوم شاخص های بینابینی یا واسط تا شاخص های نهایی)

برنامه ریزی از دیدگاه سه شاخص مورد ارزیابی قرار میگیرد، شاخص اول تفکر ونگرش برنامه ریزی با ضریب اهمیت 0.5، وجود برنامه مکتوب با ضریب اهمیت 0.3 و ورود برنامه به سایت و برنامه ریزی الکترونیکی با ضریب اهمیت 0.2 می باشد. ضرایب اهمیت فوق، نشان میدهد برنامه ریزی بیش از هر زمانی، به ایجاد تفکر ونگرش برنامه ریزی نیازمند بوده در مرتبه بعدی، برنامه ریزی مکتوب دارای اهمیت بوده و ورود اطلاعات مکتوب در نرم افزار شبکه از اهمیت بعدی برخوردار است. البته با توجه به اینکه برنامه ریزی مکتوب وارد سایت شده است عملا مجموعا معادل ضریب اهمیت 0.5 به خود اختصاص می دهد که با ارزش تفکر و نگرش برنامه ریزی برابری میکند.

اجرا، به سه زیر شاخص تبدیل شده، و شاخص درصد اجرای برنامه با ضریب 0.6 بیشترین اهمیت و گزارش پیشرفت برنامه و وضعیت تحلیل ریشه ای عدم انطباق با مقصد تعیین شده هر کدام با ضریب اهمیت 0.2 ، نشان میدهد که اجرای برنامه در این مرحله، بیشتر از گزارشدهی اهمیت دارد.

کنترل و ارزشیابی به دو زیرشاخص وجود برنامه و اجرای آن هر کدام با ضریب اهمیت 0.5 تاثیر آن را در مدیریت نشان میدهد.

تفکر و نگرش برنامه ریزی از سه بعد مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرد، داشتن تفکر حمایتی از برنامه ، خود دارای سه زیر شاخص می باشد که شامل، شرکت رئیس کل در جلسات ، صدور دستورالعملهای داخلی برای برنامه ریزی و هم چنین وجود و اعمال سیاستهای تشویقی وکنترلی در سطح استان ، این شاخص ها نشان میدهد که تفکر نگرش حمایتی یکی از ابعاد نگرشی مدیریت محسوب میشود. تفکر ونگرش برنامه ریزی، علاوه بر داشتن تفکر حمایتی از برنامه، تشکیل تیم های کاری در استان و ایجاد تفکر همکاری و همراهی در سطح استان یک مسئله مهم و کلیدی در ارزیابی عملکرد بوده و شاخص آخر عبارت است از وضعیت مشارکت مدیران و کارکنان بعد سوم تفکر را شامل میشود که در صورت اعتقاد و باور مدیریت به برنامه ریزی و پیاده سازی آن، نسبت به جلب مشارکت مدیران و کارکنان اقدام کرده و تلاش خود را برای توزیع متناسب کار فراهم می سازد، گستردگی مشارکت سطح مسئولیت پذیری در قبال وظایف سازمانی و جوابگوئی در مقابل آن را نشان می دهد. در این راستا، داشتن تفکر با زیر شاخصی که مطرح شد با ضریب اهمیت 0.5 بیشترین اهمیت را به خود اختصاص داده تشکیل تیم های کاری ضریب اهمیت 0.2 و وضعیت مشارکت مدیران و کارکنان از ضریب اهمیت 0.3 برخوردار می باشد. در زیر شاخص های داشتن تفکر حمایتی شرکت رئیس کل محترم استان در جلسات و هدایت آن نقش حمایتی ارزشمندی داشته و از ضریب اهمیت 0.4 بر خوردار است و حضور رسمی رئیس کل نشانگر تعهد شخص ایشان از برنامه ریزی قلمداد شده بعلاوه با ارائه دیدگاهها در تدوین برنامه نقش خود را در اعمال سیاستهای کلان و اولویتهای استانی نشان میدهد شاخص معادل ان وجود واعمال سیاستهای تشویقی و کنترلی در سطح استان می باشد که خود تعهد اجرایی رئیس کل محترم و مدیران ارشد را از اجرایی شدن برنامه تقویت می کند. سیاستهای تشویقی در ادبیات مدیریت بعنوان، قدرت رهبری نام برده میشود و شدت تاثیر گذاری آن مورد تایید همه صاحب نظران مدیریت می باشد. شاخص بعدی تهیه و تدوین و صدور دستور العمل های داخلی برای برنامه ریزی می باشد با ضریب اهمیت 0.2 بعنوان بخشی از تفکر حمایتی است.

برنامه ریزی ، از چهار بعد مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد، امتیاز اهداف عینی با ضریب 0.3 و وضعیت برنامه ریزی عملیاتی با ضریب اهمیت 0.4، مجموعا با 0.7 در حقیقت 70 امتیاز را به خود اختصاص میدهد بودجه ریزی با توجه به مسائلی که در فرآیند بودجه ریزی وجود دارد با کسب ضریب اهمیت 0.1 نقش خیلی کمتری به خود اختصاص می دهد و بالاخره مستند سازی برنامه از ضریب امتیاز 0.2 برخوردار است. البته بودجه ریزی نیازمند تغییر و تحول در زیر ساخت های بودجه ریزی و هم راستایی آنها با برنامه های قوه قضائیه می باشد که در صورت تحقیق این تحول ، ضریب اهمیت بالاتری خواهد داشت. اهداف عینی ازنظر کامل بودن متغیرهای آن از ضریب اهمیت 0.6 و توجه به کیفیت تنظیم آنها از ضریب اهمیت  0.4 برخوردار است. در قسمت برنامه ریزی وضعیت تنظیم پروژه ها و فعالیتهای مرتبط با هر پروژه از ضریب اهمیت 0.5، کامل بودن متغیرهای مربوط به هر فعالیت از ضریب اهمیت 0.2 و ضریب اهمیت کیفیت نیز 0.2 می باشد. در بخش مستندسازی، وجود مستندات آماری در تنظیم وضعیت پایه و مقصد در تنظیم اهداف عینی از ضریب اهمیت 0.6 و وجود مستندات مربوط به دستورالعملها و بخشنامه ها از ضریب اهمیت 0.4 برخوردار می باشد.

در تقسیم بندی فوق ، بدلیل اینکه تشخیص عمده و اصلی اهداف  عینی بصورت متمرکز و یکپارچه تنظیم گردیده است ، در نتیجه در کامل بودن اهداف برنامه ، بخشی از کیفیت پیاده سازی شده است . نکته بعدی ، یکی از مهم ترین ابعاد یک برنامه مطلوب مستند سازی آن واتکای تحلیل  وضعیت در پایه ، زمانی ارزیابی و تعیین مقصد به آمار و ارقام رسمی می باشد. این موضوع غنای علمی برنامه را افزایش داده و قابلیت کنترل آنرا بهبود می بخشد.

اجرای برنامه از سه بعد مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرد، درصد اجرای برنامه که با ضریب اهمیت 0.6 بیشترین تاثیر را داشته و گزارش پیشرفت برنامه، که مستندات سازی اجرا و وضعیت تحلیل ریشه ای که منطقی نگری در پیگیری برنامه را ترویج میکند هر کدام از 0.2 ضریب اهمیت برخوردار است. در درصد اجرای برنامه، درصد تحقق اهداف عینی از ضریب 0.6 و اجرای برنامه عملیاتی از ضریب 0.4 برخوردار بوده و نشان میدهد که هدف گرایی بیشتر مورد توجه می باشد تا اجرای فعالیتها.یکی از مسائل که در تجزیه و تحلیل برنامه ها مورد توجه می باشد ، جامعیت فعالیت و تناسب آنها با اهداف می باشد که در ارزیابی برنامه کمتر مورد توجه بوده است. در گزارش پیشرفت الکترونیکی اهداف عینی و برنامه عملیاتی هر کدام از شاخصی بنام کمیت گزارش که تعداد و کامل بودن گزارش پیشرفت کار را نشان می دهد از ضریب اهمیت 0.4 و کیفیت گزارش از نظر محتوایی ضریب اهمیت 0.6 دارند که نشان میدهد محتوای گزارش اهمیت بالاتری دارد . این گزارشات بصورت مکتوب نیز ارائه میشود که ضریب اهمیت 0.2 داشته و در آن نیز کیفیت گزارش بیشتر از کمیت آن اهمیت دارد.

مستند بودن گزارش پیشرفت کار براساس آمار و اطلاعات و تحقیقات و پژوهشها از ضریب اهمیت 0.2 برخوردار است.

از موضوعات مهم در گزارشات، وضعیت تحلیل ریشه ای عدم اجرای فعالیت ها می باشد که توجه سیستمی به تحلیل پیشرفت را نشان میدهد. تحلیل ریشه ای ، بعنوان یکی از اطلاعات ارزشمندی در اصلاح امور جاری و گردش فعالیت ها می باشد .

آخرین شاخص، در رابطه با کنترل و ارزشیابی می باشد که از دو زیر شاخص تشکیل گردیده است ، شاخص اول داشتن، برنامه مشخص برای پایش و نظارت وارزشیابی پیشرفت و میزان تحقق اهداف و شاخص دوم، اجرای برنامه و مستند بودن گزارشات آنهاست. هر کدام از دو زیر شاخص دارای ضریب اهمیت یکسان 0.5 می باشد.